Onlinemøder

Hvad skal vi bruge til online møder?

Grundet den nuværende situation har vi alle været nødt til hurtigt at blive bekendt med diverse onlinemøde løsninger. Men der kan være stor forskel på hvilke krav man har til et system på baggrund af, hvad selve mødet omhandler. Er det en hurtig afklaring mellem to kollegaer omkring et ongoing projekt? Eller skal du som leder præsentere dit team for en helt ny case? Vi har den seneste tid selv været på en rejse for at finde frem til, hvad der virker bedst for os.  Destinationen, består af lidt forskellige løsninger.

Gennem vores “trial and error”-fase fandt vi frem til, at det der gjorde sig mest gældende for hvilken løsning man skulle vælge, var hvor lettilgængeligt løsningen er for både interne og eksterne deltagere – samt antallet af deltagere.  

Eksterne møder

Skal du i dialog med en potentiel ny kunde eller en samarbejdspartner, der ikke anvender det samme mailsystem som din virksomhed,  kan vi her klart anbefale at bruge Zoom. Her skal du blot kopiere det stykke tekst, som Zoom laver til dig og så sende til din modtager. Derudover kan Zoom også integreres med udvalgte mail systemer.

5 fordele ved Zoom:
– Stabil forbindelse
– Optag mødet
– Se alle deltagere samtidig
– Del skrivebord
– Tilføj adgangskode

Zoom kan bruges gratis, dog med den ulempe, at de møder man afholder ikke kan vare mere end 40 min. MEN, det man så kan gøre er blot at genoptage mødet – så har du igen 40 minutter at gøre godt med.

Interne møder

En eller få deltagere:

Hvis du skal afholde et møde internt i din virksomhed med en eller få kollegaer kan det være nyttigt først at gennemse, hvilke muligheder I har i jeres nuværende intranet.  
 
Bruger I for eksempelvis Slack eller Workplace kan disse være gode løsninger til et uformelt møde med dine kollegaer, hvis der for eksempelvis er brug for en hurtig afklaring på noget, og e-mailen ikke skal blive al for lang eller kringlet.  
 
Er der derimod tale om et mere formelt møde, så kan vi klart anbefale at bruge Microsoft Teams. Her har man mulighed for at planlægge og sende mødeindkaldelser ud til sine kollegaer. Accepterer man mødeindkaldelsen bliver mødet automatisk lagt ind i ens kalender, og du vil modtage en notifikation, når mødet skal til at gå i gang.  
 
Bonusinformation: Hvis du eller din virksomhed overvejer at prøve Office 365 – og derindunder også Teams – er løsningen lige nu gratis for en periode. Læs mere

Mere end 5 deltagere

Er I mere end 5 personer, der skal deltage i et videomøde, så er der måske nogle andre kriterier i spil. En af de udfordringer vi oplevede var, at vi gerne ville være i stand til at kunne se hinanden samtidigt. Dette kunne hverken Workplace eller Teams opfylde for os.

Vi fandt derfor frem til Zoom, som vi nu anvender til at afholde disse typer møder. Her opretter man et møde på Zoom, hvor du bagefter får et stykke tekst, som du via Zoom kan sende ud i diverse mailsystemer. Alternativt kan du vælge at kopiere teksten og manuelt sende den ud.